Munca în Home Office și la Puncte de lucru
Instruirea în domeniul protecției muncii și situațiilor de urgență la distanță, prin mijloace digitale.
Această metodă de lucru este destinată în primul rând angajaților care lucrează de acasă (Home Office), celor care lucrează la puncte de lucru îndepărtate de sediul principal al firmei și celor care lucrează în condiții de izolare și ajung rar la sediul principal. Totuși, orice firmă poate opta pentru aplicarea parțială sau integrală a metodei de instruire periodică prin mijloace online pentru întregul personal.
Singura măsură pe care trebuie să o ia conducerea firmei pentru a beneficia de avantajele procedurilor de instruire digitală este să menționeze în Regulamentul Intern faptul că, parțial sau integral, se aplică această procedură.
Descrierea procesului
La angajare, se creează Fișa de Instructaj Periodic nominalizată cu datele noului angajat în format PDF și se trece la Instruirea Introductivă Generală. Atât materialul Instructajului Introductiv General, cât și Fișa de Instructaj Periodic vor fi trimise prin e-mail la adresa noului angajat și la adresa persoanei desemnate sau conducătorului locului de muncă.
Angajatul citește, însușește și semnează Instructajul Introductiv General și semnează Fișa de Instructaj Periodic la toate punctele indicate prin câmpul de semnătură, urmând instrucțiunile pentru deschiderea documentelor.
Instructajul periodic se desfășoară astfel: Tematica și materialul de instruire sunt primite de cel instruit pe e-mail. Angajatul citește instructajul, își asumă conținutul și semnează electronic.
Fișa de Instructaj Periodic se transmite atât celui instruit, cât și celui care instruiește (de obicei, persoana desemnată în firmă), tot prin e-mail în format PDF, și se semnează în locul (locurile) indicat(e) tot electronic.
Nici angajatorul, nici angajatul nu are nevoie să dețină semnătură electronică în nume propriu. Acest drept este atribuit de către noi exclusiv pentru documentele menționate.
Baza legală pentru instruirea SSM online și aplicarea semnăturii electronice include următoarele acte normative
1. Ordonanța de Urgență nr. 36/2021:
→ Aceasta permite utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate, însoțite de marca temporală electronică și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în domeniul relațiilor de muncă. Actul normativ modifică Codul Muncii, Legea 81/2018 privind Telemunca și Legea 319/2006 a Sănătății și Securității în Muncă.
→ Introduce posibilitatea semnării în format electronic a contractelor individuale de muncă, actelor adiționale și altor documente, precum și a dovezilor privind instruirea SSM, ceea ce este de interes pentru procedurile de SSM online.
2. Legea nr. 208/2021:
→ Aceasta aprobă și modifică Ordonanța de Urgență nr. 36/2021, consolidând utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă și pentru documentele legate de SSM.
3. Legea 81/2018 privind Telemunca:
→ A fost modificată pentru a elimina obligativitatea instruirii specifice locului de desfășurare a activității de telemuncă și pentru a include cerințe de confidențialitate, facilitând astfel aplicarea procedurilor de instruire SSM online.